Accordo sul trattamento dei dati per host

Versione 1.8 · Ultimo aggiornamento: 9 ottobre 2026

Indice

Il Cliente è il titolare della struttura che determina finalità e mezzi essenziali dei dati di ospiti, collaboratori e terzi. L’utente che accetta dichiara di poterlo vincolare. Cristiano Cucchi, gestore di AffittoFacile, Italia, affittofacile01@gmail.com, è il Responsabile per le elaborazioni cloud effettuate per conto del Cliente. I dati dell’account e le finalità autonome del servizio seguono la Privacy Policy.

L’accordo ai sensi dell’art. 28 GDPR dura dall’accettazione fino a restituzione o cancellazione dei dati trattati per conto del Cliente, salvo obblighi legali. Il registro di accettazione conserva versione, impronta, lingua, account e data. Il DPA prevale sui Termini per la materia qui disciplinata.

Per le funzioni cloud soggette al DPA, l’accettazione deve essere confermata dal server per l’account corretto e per le versioni correnti. Il server registra data, versioni, impronte dei testi e lingua; il normale client non può riscrivere lo storico. Un salvataggio solo locale o fallito non sblocca tali funzioni. Sono registrate le dichiarazioni sulla maggiore età e sull’autorizzazione a vincolare il titolare rappresentato. L’accettazione non prova da sola l’identità o il potere di rappresentanza. Cancellazione, accesso ai testi ed esercizio dei diritti non richiedono l’accettazione di nuove condizioni.

Il Responsabile effettua raccolta, registrazione, organizzazione, memorizzazione, consultazione, trasmissione su istruzione e cancellazione per backup gestionali, calendari, attività e promemoria, guide, pulizie, pre-check-in e preparazione del file Alloggiati. L’assistenza e la sicurezza sono limitate alle finalità pertinenti. L’eventuale IA online elabora domande e riepiloghi minimizzati su richiesta: non inserirvi dati personali di ospiti o collaboratori.

Gli interessati sono ospiti, prenotanti, collaboratori, proprietari e referenti. I dati comprendono generalità, contatti, soggiorni, prenotazioni, importi, checklist, note e identificativi tecnici; per il pre-check-in, campi Alloggiati e copia documentale soltanto temporanea e strettamente strumentale quando lecitamente utilizzata. L’indirizzo di residenza richiede una necessità separata comunicata. Il servizio non è progettato per categorie particolari o dati giudiziari.

Il modulo normativo pre-check-in/Alloggiati è disponibile soltanto per strutture situate in Italia e richiede la conferma esplicita del Paese e della configurazione privacy della struttura. Le cinque lingue aiutano gli ospiti a comprendere il modulo: non rappresentano cinque regimi normativi nazionali. Le funzioni organizzative generali non certificano adempimenti esteri. La posizione degli interessati, l’offerta del servizio e i flussi reali possono rendere applicabili ulteriori leggi: il solo immobile italiano non esclude tale verifica.

Il Responsabile tratta dati soltanto sulle istruzioni documentate nel DPA, nelle configurazioni lecite e nelle richieste scritte del Cliente, anche per i trasferimenti. Può derogare alle istruzioni quando lo impone il diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto; in tal caso informa il Cliente prima del trattamento, salvo che quel diritto vieti tale informazione per rilevanti motivi di interesse pubblico. Le richieste di autorità di Paesi terzi sono valutate anche ai sensi dell’art. 48 e del Capo V GDPR: una richiesta estera non crea da sola un’autorizzazione generale a comunicare i dati. Se un’istruzione appare illecita, il Responsabile informa immediatamente il Cliente e può sospenderne l’esecuzione fino al chiarimento.

Il Cliente garantisce basi giuridiche, informative, minimizzazione, esattezza, tempi di conservazione e autorizzazione degli utenti. Non richiede fotografie indistintamente, offre modalità equivalenti senza copia e non considera le 72 ore un periodo minimo. Mantiene riservati credenziali e link e cancella i dati non più necessari.

Foto del documento e residenza sono disattivate per impostazione iniziale e non possono diventare campi obbligatori del modulo. Per proporre una foto temporanea l’host deve documentare nella configurazione la necessità concreta di trascrizione o confronto dei dati Alloggiati e informarne l’ospite. Per proporre la residenza deve indicare una distinta finalità necessaria e la relativa base giuridica. Il modulo mostra queste spiegazioni prima della raccolta. La dichiarazione dell’host non rende lecita una raccolta sproporzionata: il semplice consenso o la comodità non sostituiscono la necessità. Resta disponibile il percorso senza foto e senza residenza.

Le persone autorizzate devono essere vincolate alla riservatezza e accedere soltanto per necessità. Il Responsabile adotta misure adeguate al rischio ai sensi dell’art. 32 GDPR: HTTPS, autenticazione, separazione per host, immobile e ospite, regole server e database, token casuali revocabili, scadenze, limiti di frequenza, controllo di revisione e procedure di cancellazione e ripristino. Protegge gli accessi amministrativi e valuta periodicamente l’efficacia delle misure.

Schede e token individuali sono esclusi dal backup gestionale e dai log applicativi intenzionali. Foto temporanee in Storage separato hanno accesso autenticato, nessun URL pubblico ordinario e cancellazione verificata con ritentativi. Lo spazio deve essere verificato senza versioni recuperabili o vincoli incompatibili prima dell’abilitazione. I controlli tecnici non garantiscono l’autenticità dei documenti né eliminano ogni rischio.

Il Cliente concede autorizzazione generale ai sub-responsabili descritti nell’elenco Fornitori per i servizi affidati. Il Responsabile impone obblighi sostanzialmente equivalenti e rimane responsabile verso il Cliente dell’adempimento dei sub-responsabili. Prima di aggiunte o sostituzioni comunica il cambiamento con tempo ragionevole per un’obiezione motivata; una modifica silenziosa della pagina non basta. In mancanza di soluzione, il Cliente può cessare la funzione e ottenere restituzione o cancellazione senza perdere i diritti inderogabili.

I trasferimenti fuori dallo SEE richiedono meccanismi validi degli artt. 44 e seguenti GDPR e le eventuali misure supplementari necessarie. Una regione cloud europea non garantisce che autenticazione, assistenza e rete restino nello SEE. Il Responsabile rende disponibili informazioni sulle garanzie effettivamente applicabili.

Tenendo conto del trattamento e delle informazioni disponibili, il Responsabile assiste il Cliente nelle richieste degli interessati, nella sicurezza, nelle valutazioni d’impatto e nelle consultazioni preventive quando necessarie. Inoltra al Cliente le richieste riguardanti dati trattati per suo conto, salvo obblighi contrari.

Il Responsabile informa il Cliente senza ingiustificato ritardo dopo aver appreso una violazione, fornendo per quanto noto natura, dati e persone coinvolti, conseguenze e misure correttive, anche per aggiornamenti successivi. Il Cliente valuta i propri obblighi verso autorità e interessati. Il termine di 72 ore previsto per la notifica all’autorità nei casi applicabili non è un termine concesso al Responsabile per ritardare l’avviso al Cliente.

Alla cessazione, secondo la scelta del Cliente, il Responsabile restituisce o cancella i dati e le copie salvo conservazione imposta dalla legge. Se l’interfaccia non consente un’esportazione pertinente, l’assistenza deve permettere una modalità sicura: il limite tecnico non annulla l’obbligo. Copie già scaricate dal Cliente restano sotto il suo controllo; backup infrastrutturali devono essere isolati dall’uso ordinario e cancellati secondo i cicli applicabili.

Le foto vengono eliminate appena il confronto è confermato o lo scopo termina, e comunque quando è disponibile la ricevuta Alloggiati; le pratiche non concluse hanno una scadenza tecnica massima di 72 ore. Le schede raccolte esclusivamente per Alloggiati sono cancellate alla ricevuta registrata dal Cliente; revocare un link non equivale sempre a eliminare i dati. Il Responsabile non riceve automaticamente l’esito dal portale. L’eliminazione dell’account procede con blocco delle nuove scritture, ritentativi e verifica; registri minimi privi dei contenuti sono mantenuti per impedire ricreazioni da vecchie sessioni.

Per impedire che pratiche abbandonate restino aperte indefinitamente, le schede personali del pre-check-in hanno anche un limite tecnico di 72 ore dopo la fine della data di check-out indicata (calcolata dal server in UTC). Alla scadenza il server blocca l’accesso e avvia la rimozione; il processo periodico e i successivi accessi ritentano eventuali errori. Lo stato pendente non equivale a cancellazione completata. Questo limite non consente di aspettare se lo scopo è già terminato o la ricevuta è disponibile: l’host deve cancellare prima. La funzione di cancellazione per annullamento, mancato arrivo, richiesta dell’ospite o scopo concluso non registra una ricevuta inesistente e non prova che l’invio alle autorità sia avvenuto. Prenotazione, contabilità e ricevuta effettiva restano distinte. Le fotografie hanno un limite separato massimo di 72 ore dal caricamento e vanno cancellate prima quando non necessarie.

Il Responsabile mette a disposizione informazioni necessarie a dimostrare gli obblighi dell’art. 28, consente e contribuisce ad audit e ispezioni del Cliente o suo incaricato. Modalità proporzionate proteggono sicurezza e altri utenti senza impedire i diritti di verifica. Restano i poteri delle autorità.

Ciascuna parte risponde delle proprie violazioni secondo la legge. Nessuna clausola limita i diritti degli interessati, i poteri delle autorità o responsabilità inderogabili. Le procedure e gli accordi con i fornitori devono essere effettivamente mantenuti: la pubblicazione del DPA non sostituisce la loro attuazione.